kintoneの複数のアプリにまとめてアクセス権つけたいときは「アプリグループ」が便利！その１

こんにちは。

ICTコミュニケーションズ株式会社の渋谷です！

今回は、kintoneの「アプリグループ」という機能についてご紹介します！

アプリグループとは？

kintone universityの02. アプリデザイナー編では、

管理者機能として非常に大切な「アクセス権」について学びます。

アプリのアクセス権は、

アプリ単位で、アプリの管理者や利用できるユーザーなどを細かく設定することができるため、

実際の運用では、必要不可欠な機能です。

ただし、アプリ単位のアクセス権を、一つ一つのアプリに設定するのは手間ですし、

変更するときにも、また一つずつアプリを設定し直すのは大変。

さらに、アクセス権の設定を変えるときに、設定を直し忘れていたアプリが残ってしまっていて、

見られてはいけない情報が閲覧可能のままになっていた。

といったリスクもあります。

そんなときに便利なのが、「アプリグループ」という機能です。

かなりマイナー（？）な機能なので、存在自体知らないという方も多いかもしれません。

しかし、使いこなせば便利な機能なので、ぜひ覚えておきましょう！

「アプリグループ」ができること

・アプリグループに所属しているアプリ全体にアクセス権を設定できる

・アプリグループは自由に作成できる

「アプリグループ」は初めから２種類存在している？

実は、kintoneの初期状態から、既に2つのアプリグループは存在しています。

それが、「Public」と「Private」

まずは、アプリへの「アプリグループ」の設定方法からご紹介します。

① ［アプリの設定］を開く

② ［設定］タブ ＞ ［一般設定］＞ ［アイコンと説明］

③［アプリグループ］

なんとここにこっそりとあるのが、アプリグループです。

実は、どのアプリも初期設定は「Public」に設定されているんですね。

kintoneのユーザーみんなが使える、というアプリグループです。

もう一つの「Private」は何かというと、

「作成者しか使えない」という設定になります。 他のユーザーからはそのアプリの存在すら知られることがありません。

そのため、

・個人用に使いたいアプリ

・作成途中・検証中のアプリ

など、他のユーザーには使って欲しくないときに便利なアプリグループです。

今回は「アプリグループ」を選択する方法をご紹介しました。

さらに「アプリグループ」は、自由に新規作成することができるのです。

「営業部用アプリグループ」、「社外共有用アプリグループ」、など。

アプリグループの作成方法・アクセス権の設定方法については、

また次回ご紹介していきます！

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「アプリグループ」の詳しい使い方は、

kintone university 02. アプリデザイナー編でも学べます。

kintoneの管理者機能を網羅的に学びたいという方に最適なコースですので、ぜひこちらもご検討ください！